A Comissão terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida na AL, tendo em vista a identificação de documentos para guarda permanente, sobretudo como elemento de prova e informação à memória e história institucional.

A CPAD é composta por servidores efetivos da Casa e terá suas atividades orientadas pela Diretoria Adjunto-Operacional e Diretoria Adjunto-Administrativa Financeira da Casa.

Diretora Adjunto-Operacional da AL, Silvia Helena Correia explica que a resolução atende a uma determinação do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que orienta a todos os órgãos públicos que mantenham uma comissão de avaliação de documentos.

Tradicionalmente, segundo Silvia Helena, já existia na Casa uma sessão de arquivos que cuidava de documentos do Legislativo. Com o tempo, o processo de documentação precisou ser ampliado.

"A gestão de documentos precisou alcançar os setores administrativos, que vão, por exemplo, de uma ficha de servidor até um processo de despesa pública. Temos, desde 2012, um centro de documentação que gera documentos dos processos legislativo e administrativo", detalha.

Silvia Helena ressalta ainda que, na administração pública, nenhum documento pode ser descartado sem critério. Para isso, existe uma tabela de classificação, que define o tipo de documento, temporalidade e descarte. "Documentos do processo legislativo, como de CPIs ou aqueles definem uma lei, são históricos, e não podem nunca ser descartados. No âmbito dos documentos administrativos, pode-se dar um tratamento e forma correta de descarte", explica.

O primeiro passo da Comissão será elaborar uma tabela de classificação. A diretora reforça que, antes do descarte, os documentos devem ser publicados em edital, a fim de que algum cidadão que se sinta prejudicado com o descarte se manifeste. "O edital fica publicado por 45 dias e só após este período fazemos o descarte da documentação", detalha Silvia Helena. A primeira reunião da CPAD está prevista para ocorrer no início de setembro.

São membros da CPAD os servidores Maria Alves Leitão Belchior (presidente), Alberto Jorge Portela Lima (vice-presidente), Dalber Farias Landim (secretário), Fábia Carvalho de Sena, Vicente Eduardo Espínola Neto e Antônio Airton de Oliveira Filho (membros arquivistas).

LF/GS